Entreprise : pourquoi faire appel à des prestataires de saisie de données ?
La saisie de données fait partie des tâches les plus couramment externalisées par les entreprises. Et si les managers sont de plus en plus orientés vers cette pratique, c’est parce qu’elle leur est profitable du point de vue financier comme organisationnel.
Externaliser la saisie des données pour faire des économies
L’idée peut sembler contradictoire. Mais, faire appel à des prestataires externes en saisie de données permet aux entreprises de faire des économies. La numérisation des documents – lorsqu’ils s’entassent – peut nécessiter la mobilisation de plusieurs salariés. Dans certains cas, l’entreprise peut même être amenée à embaucher du personnel. Le recrutement de nouveaux employés s’accompagne bien sûr de nouvelles obligations. Il faut en effet engager de nouvelles dépenses liées à l’achat du mobilier et du matériel informatique et pour mettre en place les procédures administratives obligatoires.
À terme, l’embauche et l’installation des nouveaux salariés peuvent représenter un lourd investissement pour l’entreprise. Recourir aux services d’un prestataire offshore évite tous ces désagréments. Tous les mois, l’entreprise reçoit une facture dont le montant à payer est calculé en fonction du volume des documents à saisir. Le coût est donc très variable. Tout au long de la collaboration, l’entreprise cliente a le contrôle total du coût de la prestation.
Recourir à des prestataires offshore pour valoriser son cœur de métier
En confiant la saisie des données à des prestataires externes, l’entreprise peut se recentrer sur son cœur de métier. A tort en effet, la numérisation des informations est considérée une tâche relativement simple que de nombreux managers choisissent de confier à un ou plusieurs membres de leurs équipes. La saisie informatique constitue pourtant une activité très chronophage qui, sur le long terme, peut ralentir la productivité des équipes et de l’entreprise en général. Déléguer la saisie à des prestataires offshore expérimentés permet aux entreprises d’éviter ce type de problèmes.
Profiter d’une saisie de qualité grâce aux prestataires externes
Faire appel à des prestataires spécialisés offshore permet aux entreprises de profiter d’un travail de qualité. Les opérateurs actifs sur ces plateformes sont à même de numériser des documents de nature variée, conformément aux instructions notées par l’entreprise cliente dans le cahier de charges. Selon les cas, il peut s’agir de documents commerciaux, administratifs ou même comptables. Des vérifications et relectures sont par ailleurs effectuées afin de limiter les erreurs. Les opérateurs de saisie sont généralement habitués à gérer une importante quantité de travail. Les prestataires mettent d’ailleurs tout en œuvre pour que les données numériques soient livrées en temps et en heure aux entreprises clientes.
Externaliser la saisie de données est avantageux en tous points. Néanmoins, pour éviter les mauvaises surprises, il est vivement conseillé de bien choisir son prestataire. Faire un essai sur quelques jours permettra aux entreprises de mieux les connaître et de vérifier leur sérieux. Il est par ailleurs recommandé de privilégier les prestataires offshore disposant d’un site Internet et ayant de l’expérience dans le domaine de la saisie informatique. L’entreprise cliente peut en outre se fier aux avis d’autres entreprises ayant déjà eu recours aux services du prestataire pour faire le bon choix.